中小企業の場合、業務でGmail、Outlook.com(旧Hotmail)、Yahoo!メールなどの「フリー(無料)メール」を利用されていたり、プロバイダー(インターネット接続業者)から提供されたメールアドレスをそのまま使用し続けている場合が多いようです。

「このままでいいのかどうか、なんとなく心配・・・かと言ってどう変えたらいいのかわからない」という方のための、独自ドメインで運用するメール、独自ドメインメールの話です。

独自ドメインメールとは

例えばうちの会社の名前は「Pangoo(パングー)」ですが、メールアドレスは~@pangoo.twと会社名にちなんだアドレスを使っています。この中で「pangoo.tw」がうちの会社で取っている独自の「ドメイン」で、この独自のドメインをつかったメールアドレスを「独自ドメインメール」と呼んでいます。

まず見た目がカッコイイ

やはり独自ドメインメールの方がビジネスにふさわしい感じがして、わかり易いです。「うちの会社名はPangoo、メールも~@pangoo.tw」、確かに分かり易いですよね?

あと一度ドメインを取ってしまえば、@(アットマーク)より前の文字列は好きに決められるので、「taro@~」とか「jiro@~」など分かり易いメールアドレスが作成できます。

フリーメールやプロバイダーのメールではこんな短く文字数で、分かり易いアドレスは、既に他の人に取られている場合が多く、ほぼ取得は不可能だと思います。

会社として管理できる

独自ドメインメールは利用者を限定できます。例えばうちの会社の独自ドメインメール「~@pangoo.tw」の利用者は社員や関係者などうちの会社が求めた人のみです。例えば社員が辞めたりした場合はメールアドレスを削除することもできます。

フリーメールの場合、社員が会社を辞めても同じメールアドレスを使い続けることは可能ですし、会社としてそのメールアドレスを削除したり、停止する権限はありません。つまり会社として管理ができないのです。

サービスを自由に選択できる

独自ドメインメールの場合、メールを受け取るためのメールボックスをどこかに作らなければならないのですが、有料・無料も含め色々な選択肢があります。

またメールアドレスの所有権はあくまでもドメインを所有しているあなた自身です。問題があればメールアドレスを変更することなくサービスを乗り換えることもできます。

フリーメールやプロバイダーのメールの場合、メールアドレスの所有権は提供業者にあります。サービスを変更しようと思ったらメールアドレスを変えなくてはなりません。独自ドメインメールにはこういった縛りがないのは大きなメリットです。

Outlook.com(旧hotmail)で無料で独自ドメインメール

ドメイン取得費用以外は無料で済ませたい場合、以前はGoogle Apps(G-mailの独自ドメイン版)の無料版を使っていたのですが全て有料化されたので、現在はOutlook.com(旧hotmail)の独自ドメイン版を使うことが多いです。オンライン(ウェブ上)で使うことが前提になっており、こんなメリットがあります。

  • どこでも自分のメールボックスが呼び出せる:ネットがつながり、ウェブブラウザがあれば、アカウントとパスワードを使って自分のメールボックスを呼び出すことができます。オフィスでも自宅でも出先でも海外でも、どの端末でも使えます。
  • メールソフト不要:ウェブブラウザでアクセスできるので、PCにメールソフトを入れる必要がありません。
  • スマートフォン対応:iPhone、iPad、Androidなどスマートフォンやタブレット端末からも使えます。
  • メールボックスが大容量:過去のメールをメールボックスから削除する必要がありません。
  • システム的に強固:システムが多重化されており、例えばサーバー故障でメールが失われたりする危険性は少なくなっています。(ゼロではないので、別途バックアップ対策を準備することをお薦めします。)
  • 多言語対応:メール内で使う言語もそうですが、操作画面やヘルプも含めて多言語化されており、台湾(繁体字中国語)でも日本(日本語)でも使うことができます。これは2つ以上の国で使う場合は大きいです。
  • 高機能:スパム(迷惑メール)判定、ウィルス対策、他社メールボックスからの受信など、色々な機能を利用することができます。
  • 無料:とりあえず無料で50アカウントまでメールアドレスを作成できるというのも大きなメリットです。50人までの会社であれば、社員全員にメールアドレスを発行できます。

やって良かった!

Outlook.comはhotmail(1996年運用開始)時代を含めるともう20年近く運用しており、会員数も4億人以上(2013年5月時点)もいる老舗サービスですが、もちろん他のサービスと同様にトラブルなどはあります。無料サービスということもあり、もしトラブルがあっても文句を言う窓口があるわけでもありません。

うちの会社では、メリットだけでなく、こういったリスクも説明した上で、お客様の要望に応じた導入支援を行っています。例えば設定代行を行ったり、社内で管理してもらうためのマニュアル(日本語・繁体字中国語)を作成してお渡ししたりしたりしています。

導入されたお客様の感想を伺うと、やはり便利さを実感されるお客様がほとんどです。あとは社員1人・1メールアドレスになったり、自社独自ドメインのメールアドレスになったりすることで、「会社全体がアップグレードした感じがする」とおっしゃる社長もいらっしゃいました。

必要最低限のIT投資として、ドメイン取得+独自メールアドレス運用というのはとても良い投資だと私は思います。

(2013年10月13日 更新)

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