今回は以前関わった商品の国際発送業務の話をしたいと思います。1か月で100個以上の発送量がありますが、毎回の手順や方法は決まっている「定型業務(ルーチンワーク)」で、作業そのものは非常に簡単です。でも安定して運営するにはそれなりの創意工夫が必要だと思います。

フローチャート(流れ図)

私の場合、どんな簡単だと思われる定例業務でも、他の人に仕事を任せる前提で、フローチャート(流れ図)を書くことにしています。図形と矢印を使って一つずつ順を追って業務の流れを表記するので、視覚的に流れが把握しやすく、チェックしやすいです。

業務量が少ない場合や業務開始当初はフローチャートに問題がないかチェックするためにも自分自身でもその業務をやってみますが、業務量が増えてきたりするとアルバイトやパートの方に任せるようにしています。こういった際にフローチャートがあると便利です。

事前に問題点を予想

フローチャートを描くことで事前に起こりうる問題が予想できる場合もあります。例えばフローチャートを見ていると、「送り状に記入する宛先を間違えるかもしれない」とか「添付する通関書類の記入ミスがあるかもしれない」など、色々なミスが予想できます。また輸送中の破損などもありえます。

もしうちの会社でこういったことに気付いた際は、フローチャートにチェック・検査作業を入れることで作業ミスを防いだり、表計算ソフトのマクロ機能を使って自動化したり、商品の包装そのものを見直すことで輸送中のトラブルを根本から断ち切ったりなどということも・・・これもうちの会社の仕事です。

業務開始後、思いがけない問題が出てくることもありますが、そういった場合もフローチャートを修正するだけですぐに作業手順の変更を指示できます。依頼側(クライアント)からしても、明確に問題点とその改善策が出るので一層安心して業務を任せられるのではないかと思います。

定型業務(ルーチンワーク)のマニュアルを作るのは結構クリエィティブ

私が社会人になったばかりの頃は「ルーチンワークなんて嫌だ!もっとクリエィティブな仕事がしたい!」なんて随分生意気なことを言っていました。そんな時、上司や先輩からは「そのルーチンワークをアルバイトやパートさんなどに任せられるようにマニュアルを作ってみたら?」という宿題が返ってくるのが常でした。

定型業務の流れを追って行き、文書化するというのは、かなり頭を悩ます「非」定型業務で、結構創意工夫が必要な業務です。その当時勤めていた某大手通信会社では「誰でも仕事ができるように」業務フローやマニュアルを整備するということをかなり重視する技術者的な企業文化があったと思います。

この時の経験が、今でも仕事をする上でとても役に立っています。「どんな仕事でも全力で取り組みたい」という言い方の解釈は色々ありますが、私の場合は定型業務であっても創意工夫で付加価値を付けることをより重視したいと思っています。

(2013年10月28日 更新)

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